Как правильно писать коммерческие предложения

Как правильно писать коммерческие предложения

Умение начертать правильные слова на обращенной к потенциальному покупателю бумаге является неотъемлемой частью торгового процесса, потому что при прочтении этих слов у клиента складывается соответствующее представление о вас и вашей компании.

Вот как это работает. Если вы напишете отличное письмо, вас посчитают отличным человеком. Если вы напишете креативное письмо, вас посчитают креативным человеком. Если вы напишете тупое письмо…

Вот несколько правил и рекомендаций, способных превратить ваши коммерческие предложения в коммерческие успехи:

1. В первом же предложении сформулируйте цель или задачу письма (сразу приступайте к делу). Можно даже вынести цель в заголовок.

2. Пишите короткими абзацами (чтобы подчеркнуть свои мысли).

3. Редактируйте, редактируйте, редактируйте. Вычеркивайте все слова, не относящиеся к цели или задаче коммуникации.

4. Письмо должно быть коротким. Одна страница, три абзаца. Чем письмо короче, тем больше шансов, что оно будет прочитано и понято.

5. Получателя не должно тошнить от вашего письма. Оно должно быть легко усваиваемо. Избегайте тяжеловесных конструкций.

6. Не пишите «благодарю Вас за возможность», лучше сказать «мы с гордостью предлагаем».

7. Не выделяйте жирно свое имя: выделяйте то, что важно для клиента. Ваше имя — одно из наименее значимых слов в письме.

8. Письмо не должно звучать шаблонно.

9. Не слишком нахваливайте свой товар. Лучше пишите о следующем этапе торгового цикла, старайтесь вызвать доверие и взаимопонимание. Не используйте письмо в качестве презентационного доклада, а используйте в качестве торгового инструмента.

10. Сделайте нечто неординарное, неожиданное. Приложите к письму статью или что-либо, имеющее отношение к бизнесу покупателя, или просто хорошую карикатуру. Это «нечто» должно показать получателю, что вы в своем обслуживании и коммуникациях выходите за рамки обычного.

11. Индивидуализируйте письмо. Упомяните спорт, детей, какое-нибудь событие.

12. Зафиксируйте следующий контакт, его дату и время.

13. Попробуйте (при возможности) написать предложение от руки.

14. Вычеркните (почти) все слова, заканчивающиеся на «но».

15. Избегайте превосходных степеней (с окончанием «ший»).

16. Избегайте оборота «в отличие от».

17. Никогда не пишите «еще раз спасибо». В повторной благодарности нет необходимости. Один раз — достаточно, два — уже раболепство.

18. Не делайте орфографических ошибок.

19. Приведите пример (или схожую ситуацию), с которым существующий/потенциальный покупатель сможет провести параллель.

20. Выделяйте жирно места, на которые хотите обратить внимание получателя, но только если вы в них абсолютно уверены.

21. Попросите дать вам ответ.

22. Используйте приятную, ни о чем не просящую, профессиональную концовку типа: «Спасибо, что уделили мне время и внимание. Я позвоню Вам во вторник».

23. В качестве подписи указывайте только имя, без фамилии и отчества. В некоторых случаях это недопустимо (когда речь идет о соглашении или ином формальном документе, где требуются официальные подписи сторон), но такие случаи — редкость.

P.S. Если вы хотите что-либо сказать или попросить дважды, воспользуйтесь постскриптумом.

Трудное правило. Напишите письмо, дайте ему денек отлежаться, затем перечитайте. Как впечатление? Если письмо оставляет впечатление дешевки, пустышки, лучше его переписать.

Более трудное правило. Попросите грамотного и беспристрастного человека покритиковать ваше письмо. Умейте принимать критику, пользуйтесь ею как средством обучения.

Самое трудное правило. Спросите себя, чем ваше письмо будет отличаться от писем конкурентов. Представьте, что от оригинальности вашего сопроводительного письма зависит, состоится сделка или нет. Ну как, сможете еще что-то продать? Вот-вот.

Зная правила и применяя их на практике, вы научитесь писать эффективные письма. Эффективные письма влекут за собой доверие и взаимопонимание клиента. Доверие и взаимопонимание клиента влекут за собой покупки.

Источник: «Библия торговли» Дж. Гитомер

2